Das Redaktionssystem f�r den Rest von uns��

haeme ulrich MEI, die Firma hinter dem Redaktionssystem ­TruEdit, sagt es treffend: «TruEdit ist ein Redaktionssystem für den Rest von uns». Ein Redaktionssystem für alle, denen WoodWing, K4 oder Censhare zu mächtig sind. Für alle, die IT-Dienstleistung aus der Cloud beziehen wollen. Für alle, die Texte lieber in Word als mit InCopy schreiben.

TruEdit füllt die Lücke zwischen manuellen InDesign-Workflows mit InCopy oder Plug-Ins wie WordsFlow und den Enterprise-Publikations­systemen, die mit hohen Lizenz- und Betriebskosten zu Buche schlagen. Siehe dazu auch den Artikel «Brauchen Sie ein Redaktionssystem?» aus ­Publisher 5-15.

Das macht TruEdit einzigartig

• Geringe Initialkosten: Installierte und vorkonfigurierte Infrastruktur wird als Cloud-Service gemietet.
• Berechenbare Betriebs- und Unterhaltskosten: Updates, Wartung und Support sind im Mietpreis dabei.
• Verteiltes Arbeiten: Die Infrastruktur liegt zentral in der Cloud, es kann von überall her darauf zugegriffen werden.
• Anbindung an Drittsysteme: Bald soll eine Zapier-Integration kommen (www.zapier.com).
• Hosting in Europa: MEI betreibt in Frankfurt ein Datacenter für die europäischen Kunden.
• Unkomplizierter Support: Rasche Hilfe über das eigene Support-Portal.

Zu bedenken

• Produktionsdaten liegen immer in der Cloud. Zwar in Europa, aber auf den Servern des Herstellers. Das kann in Kundenprojekten mit geheimen Daten zu Problemen führen.
• Abhängig von der Internetverbindung: Schnelle Verbindung, schnelles Arbeiten. Langsame Verbindung, langsames Arbeiten. Keine Verbindung, kein Arbeiten …
• Keine Layout-Vorschau für Redaktoren: Weil Redaktoren mit Word arbeiten und weil aus Preisgründen nach wie vor auf den InDesign-Server verzichtet wird, ist für Leute ohne InDesign keine verbindliche Layoutvorschau möglich.
• (Noch) kein Webeditor: Letzten Frühling hat MEI eine frühe Version eines Web-Editors gezeigt. Sämtliche Textfunktionen und ein Grossteil der Designfunktionen wären im Webbrowser verfügbar und damit natürlich auch eine Layoutanzeige für Leute ohne InDesign. Noch warten wir auf diesen Webeditor, der ursprünglich für den Herbst 2015 angekündigt wurde.
• Keine Deutsche Version: Das System liegt heute ausschliesslich in englischer Sprache vor. Auch die Kommunikation mit dem Hersteller wird in Englisch geführt.

Grundsätzliche Funktionsweise

Wie erwähnt, wird TruEdit nie lokal auf dem eigenen Server im heimischen Netzwerk betrieben. Das System läuft beim Hersteller in der Cloud, aufgesetzt auf Amazon-Servern in USA oder für europäische Kunden auf Wunsch in Frankfurt. Wir haben unsere Installation von USA nach Frankfurt verlegt und dabei eine massive Temposteigerung festgetellt. Der Zugriff aufs System erfolgt für die Redaktoren über den Web­browser. Layouter installieren ein InDesign-Plug-In, das die Verbindung in die Cloud sicherstellt.

Ein möglicher Arbeitsablauf

So oder ähnlich sieht die Arbeit mit TruEdit aus (die zugehörigen Screenshots sind unter www.publisher.ch verfügbar, siehe Kasten am Schluss des Artikels). Im Beispiel hier ein Layout-vor-Text-Workflow, wo Layouter die Seiten mit Platzhalter­inhalt aufbauen und die Redaktoren diesen später mit dem richtigem Inhalt ersetzen.

1. Platzhalter-Text anlegen: Das In­Design-Dokument des Artikels ist in Tru­Edit angelegt und durch den Layouter aus dem System ausgecheckt worden. Der Layouter exportiert die Platzhaltertexte als Word-Dateien. Damit die zu ersetzenden Platzhaltertexte später automatisch zurück ins Layout gelangen, wird beim Export der Word-Dateien eine Verkettung zwischen Layout und Word-Datei angelegt. Für den Export der Word-Datei und das spätere Aktualisieren der Texte im Layout wird die InDesign-­Erweiterung WordsFlow herangezogen, dessen Lizenz auch zum Lieferumfang von TruEdit gehört.

2. Layout einchecken: Der Layouter checkt das Layout wieder ins TruEdit ein. TruEdit meldet die vorher exportierten Texte und bietet an, diese als neue Assets ins System einzupflegen.

3. Text auschecken: Der Redaktor checkt die unter Punkt 2 neu erstellten Text-Assets über den Webbrowser aus, was die Texte als Word-Dokumente herunterlädt.

4. Platzhaltertext ersetzen: Der Re­daktor bringt den richtigen Text in die Word-Datei.

5. Text einchecken: Der Redaktor checkt die fertige Word-Datei wieder ins System ein. Dazu lädt er sie über den Systemdialog hoch und ergänzt allenfalls mit Metadaten und Kommentaren.

6. Layout updaten: Der Layouter checkt die InDesign-Datei wieder aus TruEdit aus. Dabei wird der Inhalt der angepassten Word-Dateien automatisch ins Layout übernommen.

Benutzerverwaltung

Loggt man sich als Admin über den Webbrowser in TruEdit ein, stehen die Benutzerverwaltung und die Systemkonfiguration zur Verfügung. Benutzer werden, wie bei solchen Systemen üblich, in Gruppen organisiert und erhalten so unterschiedliche Rechte. Die wichtigsten Gruppen sind

• InDesign Plug-In: Leute, die mit InDesign arbeiten.
• Web Project Manager: Redaktoren, die über den Webbrowser aufs System zugreifen und die gesamte Publikation sehen.
• Web Freelancer: Redaktoren, die über den Webbrowser aufs System zugreifen, dabei aber nur die ihnen zugewiesenen Jobs sehen.
• Admin: Administratoren, die das System konfigurieren und die Benutzer verwalten.

Systemkonfiguration

Um das Systems zu konfigurieren, braucht es etwas Übung. Gut, liefert MEI bereits eine brauchbare Standardkonfiguratiton mit aus.

Konfiguriert werden die Teilbereiche Media Types (Print, Digital Publishing), Custom Metadaten (anlegen von Metadatenfeldern, die später im System zur Verfügung stehen), Automations (Anbindung an Drittsysteme), Statuses (mögliche Status, die ein Job im Workflow haben kann) und Workflows (Definition der Reihenfolge der Status).

Diese Teilbereiche kommen dann zusammengefasst in den Profiles beim Arbeiten mit TruEdit zur Anwendung. Denn immer, wenn in TruEdit etwas eingecheckt wird, muss ein Profile zugewiesen werden.

Kostenlose Testversion

Zu den Kosten: Als einmalige Ausgaben sollten Sie für insgesamt zwei Tage Konfiguration und zwei Tage Schulung etwa 6000 Franken vorsehen (Lizenzen für InDesign und Office sind nicht inbegriffen). Pro Jahr müssen Sie für drei User zudem mit wiederkehrenden Kosten von etwa 3100 Franken rechnen (für mehr als drei User bitte Offerte anfordern). Das ergibt bei einer Nutzungsdauer von drei Jahren Totalkosten von 15 300 Franken oder durchschnittliche 5100 Franken jährlich. Dabei fällt der Löwenanteil von 9100 Franken im ersten Jahr an.

Wer TruEdit aber zuerst einmal testen will, kann über www.truedit.com/get-started einen kostenlosen Demozugang bestellen. Dieser läuft 15 Tage für drei Benutzer und kann bei Gefallen in eine kostenpflichtige Lizenz konvertiert werden.

Hier erhalten Sie ergänzendes Bildmaterial zu einem möglichen Arbeitsablauf in True (Schritte 1 bis 7).